Любая действующая организация сталкивается с процессом движения кадров, начиная с момента заключения первого трудового договора с работником. Однако трудовые правоотношения нужно правильно оформить не только на этапе их начала, но и на этапе их завершения. Когда возникает задача проведения процедуры оформления увольнения сотрудника, возникает немало трудностей, неверное разрешение которых чревато негативными последствиями как для работника, так и для работодателя.
Давайте рассмотрим, как же правильно оформить данную процедуру.
Начнем с того, что увольнение сотрудника может происходить по различным основаниям, указанным в ст. 77 Трудового кодекса РФ. Несмотря на то, что основания увольнения в каждом конкретном случае могут отличаться, процедура увольнения и соответствующие документы, подлежащие оформлению, имеют общую форму. Наиболее значимо отличаться будет лишь первый этап – инициация увольнения.
Следует отметить, что наиболее часто встречающимися основаниями увольнения являются:
— увольнение по инициативе работника (так называемое увольнение «по собственному желанию»);
— увольнение по инициативе работодателя;
— увольнение по соглашению сторон, то есть в том случае, когда сторонами трудовых правоотношений достигнуто соглашение о расторжении трудового договора.
Главным внутренним документом организации, на основании которого производится увольнение, является приказ (распоряжение). В зависимости от ситуации, по которой происходит увольнение, изданию данного акта может предшествовать разная процедура инициации увольнения.
- Инициация процедуры увольнения.
Если работник решил прекратить трудовые отношения по собственному желанию, то за две недели до дня его предполагаемого увольнения им должно быть направлено соответствующее заявление работодателю. Работодатель обязан принять и зарегистрировать данное заявление в установленном порядке (например, занести в книгу учета заявлений с отметкой о дате поступления и с присвоением соответствующего порядкового номера). Со дня, следующего за днем получения заявления работодателем, начинает течь двухнедельный срок, установленный трудовым законодательством.
Следует отметить, что для некоторых категорий работников данный минимальный срок может быть иным. Например, для работника, находящегося на испытании (ч. 4 ст. 71 ТК РФ), заключившего трудовой договор до двух месяцев (ст. 292 ТК РФ) или для сезонного работника (ст. 296 ТК РФ) – этот срок составит три дня, а для руководителя организации – один месяц (ст. 280 ТК РФ).
Если увольнение работника будет произведено по соглашению сторон, то основанием для издания приказа будет заключенное между работником и работодателем соглашение о расторжении трудового договора. В этом случае расторжение трудового договора согласно ст. 78 ТК РФ может быть произведено в любое время, установленное данным соглашением. Следует отметить, что соглашением может быть предусмотрена компенсация работнику в связи с расторжением трудового договора.
Особое внимание следует уделить случаю, когда увольнение работника происходит по инициативе работодателя. При увольнении сотрудника по данному основанию необходимо четко соблюдать предварительную процедуру. Например, когда происходит увольнение по ч.2 ст.81 ТК РФ, то есть при сокращении численности штата, необходимо предварительно направить соответствующее уведомление в Службу занятости о предстоящем сокращении штата, а также уведомление работнику с предложением имеющихся иных вакансий. В случае его отказа от предложенных вариантов данный отказ также необходимо зафиксировать.
Если увольнение происходит по инициативе работодателя в связи с нарушением работником трудовой дисциплины (например, по ч. 5 ст. 81 ТК РФ, то есть при неоднократном неисполнении работником без уважительных причин трудовых обязанностей, если он имеет дисциплинарное взыскание, по ч. 6 ст. 81 ТК РФ), то есть при однократном грубом нарушении работником трудовых обязанностей), необходимо чтобы все факты неисполнения трудовых обязанностей, а также наложения дисциплинарных взысканий были зафиксированы. Факт неисполнения или нарушения трудовых обязанностей должен быть зафиксирован в соответствующем акте, который должен содержать подписи свидетелей и самого нарушителя. Если работник отказывается подписать данный акт, об этом делается соответствующая отметка. После составления акта, работнику предоставляется два рабочих дня, в соответствии со ст. 193 ТК РФ, для представления письменного объяснения работодателю. Следует отметить, что данный срок начинает течь на следующий день, после составления акта неисполнения или нарушения работником трудовых обязанностей. Если работник не представил письменного объяснения, об этом также следует составить акт. На основании указанных документов, издается приказ о применении меры дисциплинарного взыскания, в зависимости от тяжести совершенного проступка. Одним из видов дисциплинарного взыскания является увольнение по соответствующему основанию.
- Оформление работодателем соответствующего приказа.
Приказ является документом, на основании которого происходит увольнение, данные об этом документе заносятся в трудовую книжку работника. В приказе необходимо указать, фактические и юридические основания прекращения трудового договора, например, расторжение трудового договора по инициативе работника в соответствии со ст. 80 ТК РФ или расторжение трудового договора по инициативе работодателя в связи с неоднократным неисполнением работником, имеющим дисциплинарное взыскание, без уважительных причин трудовых обязанностей в соответствии с ч. 5 ст. 81 ТК РФ и т.д.
При составлении приказа можно использовать унифицированные формы Т-8 или Т-8а, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Приказ об увольнении, так же, как и заявление об увольнении, поданное работником, подлежит регистрации работодателем в установленном порядке (например, в книге учета приказов и т.п.). С данным приказом необходимо ознакомить увольняемого сотрудника под роспись. В случае, когда приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора невозможно довести до сведения работника или работник отказывается ознакомиться с ним под роспись, на приказе (распоряжении) производится соответствующая запись.
- Оформление записки-расчета.
При увольнении работника необходимо произвести расчет причитающихся ему выплат и компенсаций (например, за неиспользованный отпуск) и оформить записку-расчет (форма Т-61) с их указанием, по которой произвести соответствующие выплаты работнику не позднее дня его увольнения. В получении выплат работник должен расписаться в установленной документации работодателя.
- Заключительный этап.
На данном этапе следует сделать отметку об увольнении в личной карточке (форма Т-2) сотрудника и его трудовой книжке, о чем его следует ознакомить под роспись. После этого трудовая книжка подлежит выдаче работнику, о чем делается соответствующая отметка в книге учета движения трудовых книжек, где работник должен поставить подпись о ее получении.
Следует отметить, что если организация является микропредприятием и ведет упрощенный кадровый учет, предполагающий наличие типового трудового договора, то в данном трудовом договоре делается соответствующая отметка о прекращении трудового договора (в экземпляре работодателя и экземпляре работника).
Также в день увольнения работнику следует выдать под роспись (в соответствии со ст. 84.1 ТК РФ, п. 3 ст. 230 НК РФ, п. 3 ч. 2 ст. 4.1 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством», п. 4 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»):
— справку о сумме зарплаты за текущий и два предшествующих года (или за имеющийся предшествующий период) для расчета пособий по временной нетрудоспособности, беременности и родам и по уходу за ребенком;
— справку 2-НДФЛ за текущий год;
— форму СЗВ-М за месяц, в котором увольняется работник;
— форму СЗВ-СТАЖ.
При выдаче данных документов необходимо также получить от работника письменное подтверждение того, что все эти документы ему переданы.
Таким образом, можно видеть, что процедура увольнения работника по различным основаниям, в сущности, имеет общий, четко определенный порядок и включает необходимость оформления однородных документов. Надлежащее соблюдение описанных процедур, должное оформление соответствующих документов поможет избежать нарушений трудового законодательства и, как следствие, поможет в соблюдении прав работника и работодателя.